Weihnachtsfeier planen: Ideen für Firmen, die den Abend tragen
Weihnachtsfeier planen ohne den 22-Uhr-Aufbruch: ehrliche Zeitschiene, ein Programmpunkt, der Abteilungen mischt, und der 110-Euro-Freibetrag erklärt.
Es gibt einen Moment, den fast jeder aus Firmen-Weihnachtsfeiern kennt. Der Hauptgang ist abgeräumt, die ersten schauen aufs Handy, und kurz nach 22 Uhr steht der erste Tisch geschlossen auf. Nicht weil der Abend schlecht war. Sondern weil das Gespräch aufgebraucht ist. Wer will, dass die Leute bleiben, muss den Abend anders bauen – nicht teurer, sondern anders sortiert. Wir organisieren seit 16 Jahren Events für Firmen, über 2.000 waren es bisher, viele davon im November und Dezember. Die Muster wiederholen sich.
Warum gehen bei der Weihnachtsfeier alle so früh?
Weil der Abend die Leute genau dort lässt, wo sie ohnehin sitzen. Ein reines Menü hat einen eingebauten Fehler: Die Sitzordnung entsteht in den ersten drei Minuten an der Garderobe, und danach ändert sie sich nicht mehr. Buchhaltung sitzt bei Buchhaltung, Vertrieb bei Vertrieb. Die Leute, die sich das ganze Jahr sehen, reden weitere vier Stunden miteinander – über Themen, die sie am Montag im Büro sowieso besprechen.
Dazu kommt die Dramaturgie. Zwischen Vorspeise und Hauptgang liegen 25 Minuten, in denen nichts passiert außer Warten. Diese Lücken füllt Smalltalk. Und Smalltalk ist endlich. Ist er verbraucht, ist der Abend vorbei – unabhängig davon, wie gut das Essen war oder wie lange die Bar noch geöffnet hat.
Der zweite typische Fehler geht in die andere Richtung: ein durchmoderiertes Programm mit Rede, Rückblick, Ehrungen und Bühnenshow. Da bleiben zwar alle sitzen, aber niemand spricht mit jemand Neuem. Beide Varianten führen zum selben Ergebnis.
Was hält eine Weihnachtsfeier wirklich zusammen?
Ein gemeinsamer Programmpunkt, der die Sitzordnung einmal auflöst. Mehr braucht es nicht. Wenn Menschen 45 Minuten lang gemeinsam an etwas arbeiten, entsteht ein geteiltes Erlebnis – und danach reden sie darüber. Das ist der Unterschied: Nach dem Essen redet man über das Essen, nach einer gemeinsamen Aufgabe redet man über sich.
Wichtig ist dabei die Mischung. Wenn Sie die Teams selbst bilden lassen, entstehen wieder die Abteilungen. Teilen Sie stattdessen vorher ein, quer durch die Bereiche. Das klingt nach Schulausflug, funktioniert aber, weil niemand sich erklären muss: Die Zuordnung kommt von außen, keiner musste jemanden ansprechen.
Und es sollte etwas sein, bei dem niemand vorgeführt wird. Wer nicht singen, tanzen oder auf eine Bühne will, muss es nicht. Gute Weihnachtsfeier-Ideen für Firmen funktionieren auch für die stille Hälfte der Belegschaft. Weitere Ansätze haben wir unter Teamevent-Ideen gesammelt.
Wann sollte man eine Weihnachtsfeier planen?
Deutlich früher, als die meisten denken – die Location ist der Engpass, nicht das Programm. Hier die Zeitschiene, die sich in der Praxis bewährt hat.
8 bis 6 Monate vorher: Termin und Location
Fangen Sie im Frühjahr an. Freitage im November und Dezember sind in guten Häusern zuerst vergeben, oft schon im Mai. Wer im September anfragt, bekommt einen Termin unter der Woche – was kein Nachteil sein muss: An einem Donnerstag bleiben die Leute oft länger als an einem Freitag, an dem viele noch etwas vorhaben. Klären Sie in diesem Schritt drei Dinge: Wie viele Personen, welches Budget pro Kopf, und gibt es einen Raum, in dem man nicht nur sitzt.
4 bis 3 Monate vorher: Programm und Budget
Jetzt entscheiden Sie, was zwischen den Gängen passiert. Auch Dienstleister für Rahmenprogramme sind im Dezember früh ausgebucht. Legen Sie das Budget pro Person fest und rechnen Sie den Freibetrag gleich mit (dazu unten mehr). Holen Sie zwei bis drei Angebote ein und fragen Sie konkret nach, was inklusive ist – bei uns sind Spielleitung, Auf- und Abbau immer im Preis enthalten, das ist nicht überall so.
6 bis 4 Wochen vorher: Einladung und Ablauf
Einladung raus, Rückmeldung mit Frist. Parallel den Ablauf auf eine Seite schreiben: Ankunft, Begrüßung, Vorspeise, Programmpunkt, Hauptgang, offener Teil. Klären Sie Unverträglichkeiten und vegetarische Anteile jetzt, nicht am Abend. Wenn ein Dienstleister kommt: Anfahrt, Ansprechpartner vor Ort, Stromanschluss, Stellfläche.
Die letzte Woche
Teilnehmerzahl final durchgeben, Teamzuordnung ausdrucken, Ansprechpartner-Handynummern austauschen. Und eine Sache, die oft vergessen wird: Wer hält die Begrüßungsrede, und wie lang ist sie? Drei Minuten reichen.
Weihnachtsfeier mal anders – was geht im Restaurant?
Mehr, als die meisten Häuser von sich aus anbieten. Sie müssen für ein Rahmenprogramm nicht die Location wechseln – der Ortswechsel kostet Sie eine halbe Stunde und die Hälfte der Stimmung. Möglich sind zum Beispiel ein Quiz mit Bezug zum Unternehmensjahr, eine kurze Verkostung, eine Fotobox mit Ausdruck zum Mitnehmen oder ein Spiel, das an den Tischen stattfindet.
Unser Format „Die Bombe” ist genau dafür gebaut: Es funktioniert in jedem Raum mit Tischen – Tagungsraum, Kantine, Restaurant – für Gruppen von fünf bis zehn Personen pro Tisch und bis zu 300 Personen gleichzeitig. Die Spieldauer ist zwischen 30 und 90 Minuten wählbar, das passt zwischen Vorspeise und Hauptgang. Firmenspezifische Rätsel lassen sich andocken. Wenn Sie Außenfläche und einen normalen Stromanschluss haben, ist auch der Escape-Trailer eine Möglichkeit – der spielt für fünf Personen je Durchgang und braucht 3 × 5 Meter, ist im Dezember aber eben draußen. Und wer eine eigene Geschichte will, etwa zum Firmenjubiläum, findet sie bei den individuellen Escape-Games.
Der Preis liegt bei 39 € pro Person netto ab 20 Personen, gegebenenfalls zuzüglich Fahrtkostenpauschale. Wir sind bundesweit und europaweit unterwegs, von Hannover über Hamburg und Berlin bis München und Stuttgart.
Was gilt beim 110-Euro-Freibetrag?
Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 € pro Mitarbeitendem, und zwar zweimal im Jahr. Der entscheidende Punkt, an dem sich viele verrechnen: Diese 110 € sind ein Bruttowert inklusive Umsatzsteuer. Wer intern mit Nettopreisen kalkuliert, landet schnell über der Grenze, ohne es zu merken.
Ein Rechenbeispiel: Unsere 39 € netto pro Person entsprechen 46,41 € brutto. Bleiben rechnerisch rund 63 € brutto für Essen, Getränke, Raum und alles Weitere – bei einem Menü mit Getränken wird das knapp. Rechnen Sie deshalb von Anfang an in Bruttowerten und addieren Sie alle Posten, bevor Sie zusagen.
Das ist ein allgemeiner Hinweis und keine Steuerberatung. Wie der Freibetrag in Ihrem Fall genau anzuwenden ist, welche Kosten einzubeziehen sind und was bei Überschreitung passiert, klärt Ihre Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung. Fragen Sie dort einmal kurz nach – das dauert zehn Minuten und erspart Ärger im Januar.
Die Kurzfassung zum Abhaken
- Termin und Location im Frühjahr sichern, Freitage sind zuerst weg
- Alternativtermine unter der Woche ernsthaft prüfen
- Einen Programmpunkt einplanen, der die Sitzordnung auflöst
- Teams vorher quer durch die Abteilungen einteilen
- Niemanden auf eine Bühne zwingen
- Budget in Brutto rechnen, Freibetrag im Blick behalten
- Ablauf auf eine Seite, Ansprechpartner mit Handynummer
- Begrüßungsrede: drei Minuten
Wenn Sie den Rahmen für Ihre Weihnachtsfeier schon kennen und nur noch den Programmpunkt suchen, sagen Sie uns Personenzahl, Ort und Wunschtermin – wir melden uns mit einem konkreten Vorschlag zurück. Zur Anfrage geht es hier, telefonisch erreichen Sie uns unter 0511 700235-61.