Escape Game im Büro: Was Ihr Unternehmen bereitstellen muss

Sie planen ein Escape Game im Büro und fragen sich, was Sie dafür bereitstellen müssen. Die kurze Antwort: einen Raum mit Tischen, eine normale Steckdose und ein Zeitfenster zwischen 30 und 90 Minuten. Alles andere bringen wir mit. Die längere Antwort steht hier – denn in der Praxis ist selten der Raum das Problem, sondern das Timing mit dem Catering, der Zugang über den Empfang oder die Frage, wo die Wartenden stehen, wenn es regnet.

Wie viel Platz braucht ein Escape Game im Büro?

Ein Tisch pro Team, an dem fünf bis zehn Personen sitzen können – mehr Fläche ist nicht nötig. Bei Die Bombe wird jeder Tisch zur eigenen Rätselstation. Für 60 Personen heißt das: sechs bis zwölf Tische, je nachdem, wie groß Sie die Teams schneiden. Bis zu 300 Personen spielen gleichzeitig im selben Raum.

Als Faustregel: Wenn Ihre Gruppe in dem Raum gemeinsam essen könnte, kann sie dort auch spielen. Tagungsraum, Kantine, Restaurant. Was nicht funktioniert, ist reine Reihenbestuhlung ohne Tische. Und was Sie nicht brauchen: Beamer, Leinwand, Bühne, Technik. Sie müssen auch keinen Escape Room mieten und Ihre Leute in Schichten quer durch die Stadt schicken. Das Spiel kommt zu Ihnen.

Spielen Deckenhöhe, Licht und Akustik eine Rolle?

Nein. Deckenhöhe und Beleuchtung sind für ein mobiles Escape Game unerheblich – normales Raumlicht genügt, abdunkeln müssen Sie nichts. Eine besondere Akustik braucht es ebenfalls nicht.

Ein Punkt lohnt trotzdem den Blick in den Raumplan: Es wird laut. Läuft nebenan zeitgleich ein Workshop, legen Sie lieber ein Zimmer Abstand dazwischen.

Brauchen wir einen besonderen Stromanschluss?

Eine normale Steckdose reicht. Kein Starkstrom, kein Generator, keine Sonderabsicherung – weder im Gebäude noch beim Escape-Trailer draußen. Wenn die nächste Steckdose weit entfernt liegt, sagen Sie uns das kurz vorab, dann stellen wir uns darauf ein.

Wie lange dauern Auf- und Abbau – und wer macht das?

Auf- und Abbau übernehmen wir, und beides ist im Preis enthalten. Sie müssen dafür niemanden abstellen.

Für Ihre Planung zählt vor allem der Vorlauf: Wir brauchen den Raum eine Weile vor Spielbeginn; wie lange genau, hängt von der Gruppengröße ab und klären wir bei der Terminabsprache. Praktisch wichtiger als die Minuten ist der Zugang: Wer schließt auf? Gibt es eine Ladezone? Führt ein Aufzug zum Raum? Muss sich unser Team am Empfang anmelden? Diese vier Fragen kosten am Eventtag erfahrungsgemäß mehr Zeit als der Aufbau selbst. Der Escape-Trailer ist der Sonderfall: Er kommt spielfertig, Aufbauzeit entfällt komplett.

Wie fügt sich das Spiel in einen Tagungstag ein?

Als geschlossener Block von 30 bis 90 Minuten, den Sie frei platzieren können. Die Spielzeit legen Sie vorher fest, und der Countdown endet pünktlich. Anders als bei offenen Formaten wissen Sie also auf die Minute, wann Sie wieder im Programm sind.

Drei Muster, die sich bewährt haben:

• 30 Minuten direkt nach der Mittagspause, als Energizer gegen das Nachmittagstief.
• 60 Minuten am späten Nachmittag, als Übergang von der Tagung zum gemütlichen Teil.
• 90 Minuten als eigenständiges Hauptprogramm, etwa beim Betriebsausflug oder auf der Weihnachtsfeier.

Planen Sie danach eine Viertelstunde Puffer ein, in der niemand etwas vorhat. Die wird gebraucht: Nach dem Finale reden erst einmal alle gleichzeitig.

Wann sollte das Catering kommen?

Am besten direkt nach dem Spiel – nicht davor und nicht parallel. Während gespielt wird, liegen die Tische voll mit Rätselmaterial; Teller und Gläser konkurrieren dort um denselben Platz. Getränke am Rand des Raumes sind dagegen kein Problem.

Wenn das Buffet zu einer festen Uhrzeit steht, und bei Hotels und Kantinen ist das die Regel, nennen Sie uns diese Uhrzeit einfach bei der Anfrage. Wir wählen die Spielzeit dann passend: 60 statt 90 Minuten, Countdown-Ende genau zur Buffeteröffnung.

Können alle mitspielen? Was ist mit Barrierefreiheit?

Das Tischformat ist vollständig im Sitzen spielbar. Niemand muss rennen, klettern, sich bücken oder etwas Schweres heben. Gerätselt wird an einem Tisch, ähnlich wie bei einem Gesellschaftsspiel. Damit fällt der häufigste Ausschlussgrund bei Teamevents weg: unterschiedliche Fitness in der Gruppe.

Was wir vorher wissen sollten: ob jemand im Rollstuhl teilnimmt – dann prüfen wir Tischhöhe und Anfahrbarkeit gemeinsam mit Ihnen –, ob es Seh- oder Höreinschränkungen gibt und ob Teilnehmende dabei sind, die lieber beobachten als vorne mitmischen. Unsere Spielleitung kann darauf eingehen, wenn sie es weiß.

Was ist beim Escape-Trailer im Freien anders?

Draußen ändert sich vor allem die Taktung. Der Escape-Trailer braucht eine ebene Stellfläche von 3 × 5 Metern und einen normalen Stromanschluss, und er kommt spielfertig. Aber es spielen fünf Personen je Durchgang, nicht 300 gleichzeitig. Die Durchgänge dauern wahlweise 20, 40 oder 60 Minuten.

Für Ihre Planung heißt das: rechnen. Bei 40 Personen und 20-Minuten-Durchgängen sind das acht Durchgänge, also gut drei Stunden inklusive Wechselzeiten. Der Trailer ist deshalb stark als ein Programmpunkt unter mehreren, etwa bei einem Sommerfest oder größeren Firmenevent, bei dem ohnehin anderes parallel läuft. Schwach ist er, wenn alle gleichzeitig beschäftigt sein sollen. Für diesen Fall ist Die Bombe das passendere Format.

Denken Sie außerdem an die Zufahrt: Der Trailer wird gezogen und muss auf die Fläche kommen. Parkplatz, Innenhof oder eine befestigte Fläche neben dem Gebäude sind ideal.

Was tun, wenn es regnet?

Gespielt wird im Trailer, dem Wetter ist das egal – die Wartenden stehen dagegen draußen. Sorgen Sie deshalb für einen überdachten Wartebereich in Sichtweite: Foyer, Zelt, Pavillon oder der Raum nebenan. Das ist bei Outdoor-Terminen der Punkt, der am häufigsten vergessen wird.

Wer keine Ausweichfläche hat, verlegt das Ganze nach innen: Das Tischformat funktioniert in jedem Raum mit Tischen und ist wetterunabhängig. Zwischen Oktober und März gibt das regelmäßig den Ausschlag.

Was kostet ein Escape Game im Büro?

39 € pro Person netto, ab 20 Personen, gegebenenfalls zuzüglich einer Fahrtkostenpauschale. Spielleitung sowie Auf- und Abbau sind immer enthalten, es gibt keine Zusatzposten für Technik oder Personal. Wenn Story, Rätsel und Design auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein sollen, geht das über individuelle Escape Games; die Basis bleibt 39 € pro Person netto, je nach Umfang.

Ein allgemeiner Hinweis zur Steuer, ausdrücklich keine Beratung: Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 € pro Mitarbeitendem, zweimal im Jahr. Dieser Betrag ist brutto zu verstehen, also inklusive Umsatzsteuer – 39 € netto entsprechen 46,41 € brutto. Es bleibt also Luft für Essen und Getränke. Wie es in Ihrem Fall konkret aussieht, klärt Ihre Lohnbuchhaltung.

Was bleibt am Ende für Sie zu tun?

Kurz zusammengefasst, als Checkliste für die Planung:

• Raum mit Tischen reservieren, fünf bis zehn Personen pro Tisch
• Eine normale Steckdose in Reichweite
• Zeitfenster festlegen: 30, 60 oder 90 Minuten
• Zugang klären: Aufschließen, Anmeldung am Empfang, Ladezone, Aufzug
• Catering-Uhrzeit nennen, damit wir die Spielzeit darauf abstimmen
• Besonderheiten der Gruppe nennen, etwa Mobilität oder Teamgröße pro Tisch
• Nur outdoor: 3 × 5 m Stellfläche, Zufahrt, Strom, überdachter Wartebereich

Mehr ist es nicht. In 16 Jahren und über 2.000 Events haben wir in Tagungsräumen, Kantinen und Restaurants gespielt, unter anderem für Continental, Siemens, E.ON und hannoverimpuls, in Hannover genauso wie in Hamburg, München oder Frankfurt.

Wenn Sie noch Ideen sammeln, hilft die Übersicht der Teamevent-Ideen weiter; Begriffe rund um das Thema erklären wir im Glossar. Steht der Termin schon, schreiben Sie uns über die Anfrage – Raumgröße, Personenzahl und Wunschzeitfenster genügen.